Janus Scadenze Pro

Il controllo intelligente delle scadenze del tuo studio legale.

Scadenze processuali, udienze, depositi, appuntamenti e attività interne richiedono attenzione continua. Anche una sola dimenticanza può causare ritardi, problemi organizzativi e conseguenze importanti per lo studio e per il cliente.

Janus Scadenze Pro è l’automazione pensata per studi legali e avvocati che desiderano organizzare, monitorare e gestire le scadenze in modo più semplice, sicuro ed efficiente.

Il sistema raccoglie le informazioni provenienti da PEC, e-mail, documenti e comunicazioni, individua le date rilevanti e le trasforma in attività organizzate, promemoria e notifiche.

L’avvocato mantiene sempre il controllo finale, mentre Janus si occupa delle attività ripetitive di registrazione, monitoraggio e avviso.

Il sistema si adatta perfettamente a ogni specifica necessità.

Sicurezza e controllo dei dati

I tuoi dati, in un ambiente dedicato e protetto

Con Janus, le informazioni della tua attività non vengono gestite all’interno di un’infrastruttura condivisa con altri clienti. Ogni installazione dispone di un server cloud dedicato, configurato per offrire maggiore controllo, sicurezza e affidabilità.

Cosa comprende

Un server cloud riservato esclusivamente alla tua organizzazione.
Data center situati nell’Unione Europea.
Accessi protetti e riservati agli utenti autorizzati.
Connessioni cifrate per la trasmissione delle informazioni.
Backup automatici e procedure di recupero dei dati.
Monitoraggio tecnico dell’infrastruttura e delle automazioni.
Aggiornamenti periodici e manutenzione programmata.
Assistenza tecnica e supporto operativo.
Configurazione coerente con i principi applicabili del GDPR.
Conforme alle normative EU vigenti.
Possibilità di modificare e ampliare il sistema nel tempo.

Una soluzione progettata per proteggere le informazioni aziendali e garantire la continuità delle attività quotidiane.

Non affidare le scadenze alla memoria

Ogni giorno uno studio legale deve gestire numerose date importanti:

udienze;
termini processuali;
depositi;
notifiche;
pagamenti;
appuntamenti;
richieste di documenti;
attività da completare;
scadenze amministrative;
promemoria per clienti e collaboratori.

Quando queste informazioni sono distribuite tra e-mail, PEC, calendari, fogli di lavoro, documenti cartacei e appunti, aumenta il rischio di errori.

Janus Scadenze Pro riunisce tutto in un unico sistema, aiutando lo studio a sapere sempre:

cosa deve essere fatto;
entro quale data;
chi è il responsabile;
quali attività sono ancora aperte;
quali scadenze richiedono attenzione immediata.

Benefici principali

Meno dimenticanze Le scadenze non restano nascoste tra e-mail, appunti o documenti.
Più organizzazione
Ogni attività viene registrata, assegnata e monitorata.
Maggiore sicurezza operativa Il sistema elimina il rischio di errori dovuti a trascrizioni manuali o passaggi mancanti.
Risparmio di tempo
La segreteria e i professionisti dedicano meno tempo alla registrazione e al controllo ripetitivo delle date.
Maggiore collaborazione
Tutti i membri autorizzati dello studio possono conoscere lo stato delle attività di loro competenza.
Migliore gestione delle priorità
Le scadenze urgenti vengono evidenziate e segnalate con maggiore frequenza.
Controllo costante
Il responsabile dello studio può verificare rapidamente attività completate, ritardi e carichi di lavoro.

Ideale Per:

Avvocati individuali;
Studi legali associati;
Studi con più sedi;
Studi con segreteria;
Dipartimenti legali aziendali;
Consulenti legali;
Studi che gestiscono molte pratiche;
Professionisti che ricevono numerose PEC;
Studi che desiderano ridurre le attività manuali.

Come funziona

1 – Analizza comunicazioni e documenti

Janus può acquisire informazioni da:

caselle PEC;
e-mail;
allegati PDF;
documenti caricati;
comunicazioni del tribunale;
provvedimenti;
avvisi;
note interne dello studio.

Il sistema individua date, riferimenti alla pratica, nominativi e attività potenzialmente collegate a una scadenza.

2 – Propone la registrazione della scadenza

Quando viene individuata una data importante, Janus prepara una scheda contenente:

tipo di scadenza;
data e ora;
cliente;
numero o nome della pratica;
professionista responsabile;
documento di origine;
livello di priorità;
eventuali attività preliminari.

La scadenza può essere sottoposta alla conferma dell’avvocato o del personale autorizzato prima di essere inserita definitivamente.

3 – Inserisce la scadenza nel calendario

Dopo la conferma, il sistema può:

aggiornare il calendario dello studio;
assegnare l’attività al professionista competente;
collegare la scadenza alla pratica;
creare promemoria;
registrare eventuali attività preparatorie;
archiviare il documento da cui è stata rilevata.

4 – Invia promemoria progressivi

Janus può inviare notifiche in diversi momenti, ad esempio:

30 giorni prima;
15 giorni prima;
7 giorni prima;
3 giorni prima;
il giorno precedente;
il giorno stesso.

Gli intervalli possono essere personalizzati in base al tipo di attività e alle esigenze dello studio.

Le notifiche possono essere inviate tramite:

e-mail;
Telegram;
WhatsApp;
calendario;
cruscotto interno Janus.

5 – Controlla lo stato delle attività

Ogni scadenza può essere classificata come:

da confermare;
programmata;
in lavorazione;
completata;
rinviata;
scaduta;
urgente.

In questo modo lo studio può verificare rapidamente quali attività sono state completate e quali necessitano ancora di intervento.

Tutte le scadenze in un unico cruscotto

Janus Scadenze Pro mette a disposizione una schermata centralizzata sempre disponibile, dalla quale controllare:

scadenze del giorno;
attività della settimana;
udienze imminenti;
pratiche senza responsabile;
attività non completate;
scadenze urgenti;
documenti ancora mancanti;
appuntamenti con i clienti;
notifiche non lette;
eventuali anomalie.

Il cruscotto può essere filtrato per:

professionista;
cliente;
pratica;
tipologia di scadenza;
livello di priorità;
periodo;
stato dell’attività.

Funzioni principali

Rilevazione delle date importanti Janus individua automaticamente date e riferimenti presenti nelle comunicazioni e nei documenti ricevuti.
Collegamento alla pratica Ogni scadenza può essere associata al relativo cliente, fascicolo o procedimento.
Gestione delle responsabilità Lo studio può assegnare ogni attività a un avvocato, collaboratore o addetto di segreteria.
Promemoria personalizzati È possibile configurare tempi, frequenza e canali di invio delle notifiche.
Storico completo Il sistema conserva lo storico delle modifiche, delle conferme e delle attività completate.
Report periodici Janus può generare riepiloghi giornalieri, settimanali o mensili sulle scadenze e sul carico di lavoro.
Notifiche di urgenza Le scadenze più vicine o non ancora lavorate possono essere evidenziate con avvisi prioritari.

Il controllo umano resta sempre centrale

Janus non sostituisce l’avvocato e non prende decisioni professionali. Il sistema individua, organizza, registra e segnala le informazioni. La valutazione della scadenza, la verifica dei termini e la decisione finale rimangono sempre affidate al professionista.

Questo consente allo studio di beneficiare dell’automazione senza rinunciare al controllo.

Janus lavora. Lo studio decide.

Personalizzabile in base al tuo metodo di lavoro

Ogni studio o azienda può avere procedure, documenti e responsabilità differenti.

Per questo Janus Scadenze Pro può essere configurato in base a:

tipologia delle pratiche gestite;
numero e ruolo dei collaboratori;
frequenza delle notifiche;
documenti richiesti;
canali di comunicazione utilizzati;
struttura delle cartelle di archiviazione;
software gestionali già presenti;
modalità di approvazione e verifica.

Janus Scadenze Pro può integrarsi con Email, PEC, database, archivi cloud, fogli di lavoro, sistemi gestionali e altri moduli del Sistema Operativo Janus.

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